Provocare
Universitatea de Medicină și Farmacie „Iuliu Hațieganu” din Cluj-Napoca este cea mai veche instituție de învățământ medical din Transilvania, cu patru facultăți (Medicină, Medicină Dentară, Farmacie, Asistență Medicală și Științe ale Sănătății) și mii de studenți, cadre didactice și candidați la admitere care depind zilnic de site pentru informații esențiale.
O structură atât de mare vine cu o complexitate pe măsură: peste 700 de pagini individuale — facultăți, departamente, discipline, regulamente, formulare și anunțuri — actualizate constant de zeci de persoane din diverse departamente. Site-ul vechi nu mai făcea față acestei complexități — nu era utilizabil pe mobil, unde ajunge o parte semnificativă din trafic, iar funcția de căutare nu returna rezultate relevante, ceea ce transforma găsirea unei informații simple (un formular, o dată de examen, un regulament) într-un proces frustrant atât pentru studenți, cât și pentru personalul administrativ.
Provocarea nu era doar de design, ci una structurală: cum construiești un sistem digital suficient de robust pentru patru facultăți, ușor de folosit pentru vizitatori și, în același timp, ușor de administrat pentru zeci de utilizatori interni, fără ca informația să devină rapid neactuală sau contradictorie.
Soluții
Am reconstruit ecosistemul digital al UMF Cluj de la bază, cu două direcții principale: experiența publică (studenți, candidați, vizitatori) și infrastructura internă de administrare a conținutului.
Website unitar, cu mini-site-uri pentru fiecare facultate.
Am dezvoltat atât site-ul principal al universității, cât și patru mini-site-uri individuale — pentru Medicină, Medicină Dentară, Farmacie și AMSS — organizate ca subdirectoare distincte. Fiecare facultate are propria identitate și structură de conținut, dar rămâne conectată organic la site-ul central al universității, păstrând coerența de brand și navigare la nivel de instituție.
Experiență complet funcțională pe mobil.
Am regândit interfața de la zero cu prioritate pe mobil, astfel încât studenții și candidații care accesează site-ul de pe telefon — majoritatea, în cazul unei audiențe tinere — găsesc aceleași informații, la fel de ușor ca pe desktop.
Motor de căutare intern, indexabil.
Am implementat un sistem de căutare care indexează efectiv conținutul site-ului (pagini, documente, anunțuri), astfel încât o interogare simplă returnează rezultate relevante, în loc de pagini goale sau irelevante — o schimbare esențială pentru un site cu peste 700 de pagini de conținut instituțional.
Comunicare centralizată, distribuită pe taxonomie.
Anunțurile și noutățile sunt gestionate dintr-un singur loc, dar organizate pe o taxonomie de universitate și facultăți. Practic, fiecare știre e etichetată o singură dată, iar sistemul o distribuie automat acolo unde e relevantă: pe pagina principală a universității apar toate noutățile, indiferent de sursă, în timp ce pe fiecare mini-site de facultate apar doar știrile relevante pentru acea facultate. Nu există conținut introdus de două ori sau fluxuri de noutăți care ies din sincron.
Sistem intern de management al fișierelor.
Poate cea mai importantă schimbare structurală: am proiectat un sistem prin care fiecare fișier (PDF, DOCX etc.) este corelat direct cu pagina din care este referit, în loc de simple linkuri către un URL static. Asta elimină două probleme cronice ale site-urilor instituționale mari — duplicarea acelorași fișiere în locuri diferite și existența unor versiuni vechi, conflictuale, ale acelorași documente. Practic, fiecare fișier are un singur punct central de administrare: când e înlocuit o singură dată, actualizarea se propagă automat peste tot unde fișierul respectiv este folosit.
Website
Rezultate
Concluzii
Studiul de caz UMF Cluj arată cum o instituție mare, cu structură complexă și mulți utilizatori interni, poate căpăta un site rapid, ușor de folosit și, mai important, ușor de administrat corect pe termen lung.
Dincolo de redesign și de o căutare funcțională, contribuția tehnică cea mai relevantă a fost sistemul de gestionare centralizată a fișierelor — o soluție care rezolvă o problemă invizibilă pentru vizitatori, dar cronică pentru orice instituție mare: informația veche, duplicată sau contradictorie.
